Comment décupler sa force de travail ?

PARTIE 2 « Comment gérer son temps ? »

Pour gagner du temps, il faut instaurer des temps de réflexion pour s’organiser et planifier. Même si les débuts peuvent être laborieux, les résultats obtenus boosteront votre motivation.

Les listes : classiques, mais efficaces

En apparence trop simples, les listes sont souvent dépréciées. Une technique consiste à les établir par thèmes pour qu’elles soient vraiment lisibles et de bien noter une tâche par ligne. Voici des items de listes qui peuvent être aisément utilisées : pro, bien-être, shopping, famille, vacances et loisirs, apprentissages et savoir-faire. Vous pouvez les présenter en tableau ou en carte heuristique. Certains préfèrent les listes temporelles pour se fixer des deadlines et bénéficier d’un rétroplanning. Vous pouvez très bien passer d’un tableau thématique à des listes quotidiennes ou hebdomadaires avec des échéances. Le grand plaisir des listes, c’est que vous pouvez cocher les tâches au fur et à mesure et constater l’avancement de façon instantanée. La progression visible représente à elle seule une récompense.

Découper, c’est s’alléger

Le simple fait de découper ses grosses tâches en plages quotidiennes sur plusieurs jours soulage la charge mentale et maintient la motivation intacte. Prenez un engagement vis-à-vis de vous-même avant de commencer et mettez-vous en mode automatique. Si vous avez des problèmes de concentration parce que vous avez mal dormi, n’hésitez pas à redécouper le temps que vous devez allouer à cette tâche au quotidien en deux plages à des moments propices en termes de concentration.

Bien doser les deadlines

Les dates limites ne doivent être ni trop longues, ni exagérément courtes mais elles doivent en revanche être notées dans votre agenda pour que votre engagement vis-à-vis de vous-même soit plus fort. Au début, quand on n’est pas très familier des deadlines, on a tendance à sous-estimer les efforts à fournir, le manque de réactivité de certains interlocuteurs et les obstacles possibles au projet. Mais le plus dur est certainement d’évaluer le nombre d’heures nécessaires pour réaliser cette tâche avant de la répartir en plusieurs plages de travail. Plus la tâche est importante, plus vous devez vous y atteler rapidement pour vous en débarrasser. Le plus dur étant de tenir le rythme jusqu’à sa réalisation. La présence d’une deadline agit comme un surveillant perpétuel et un aspirateur de temps perdu. Plus elle est proche, plus votre motivation va s’accroître comme si les journées s’allongeaient miraculeusement.

Les coups de pouce à la concentration

La meilleure façon de gagner du temps, c’est de se concentrer rapidement, si possible, en moins de deux minutes. Pour y parvenir, Fabien Olicart propose d’écrire. En occupant la partie motrice de son cerveau qui s’ennuie, on arrive à fixer son attention. C’est pour cette raison que l’on marche en téléphonant, que l’on gribouille en réunion ou que l’on prend des notes même quand cela semble inutile. Quand vous constatez que votre cerveau se met en veille, c’est qu’il s’ennuie terriblement. En prenant un stylo et en l’activant, vous sortez de ce processus. A contrario, quand on écrit, on a tendance à se faire embarquer par des stimuli auditifs gênants (la conversation téléphonique de votre collègue de bureau, le son de la photocopieuse, les cris des voisins ou de vos propres enfants…). Créer une bulle auditive en écoutant de la musique au casque vous permettra de reprendre le contrôle sur les stimuli auditifs et vous arriverez à vous concentrer sur ce gros dossier qui vous prend la tête depuis plusieurs jours. Les plateformes de streaming proposent une foule de playlists pour se relaxer, se concentrer ou booster sa motivation. Reste à trouver celle qui vous mettra en mode flow…

Partez au bon moment

Ne démarrez un projet que « si et seulement si » il a de grandes chances d’aboutir et que vous avez au moins un accord de principe. Si vous n’avez aucun engagement ferme ou si sa réussite ne dépend pas de vous (au moins au début), ne vous surinvestissez pas. Méfiez-vous des initiateurs de projets qui attendent que vous soyez la locomotive dans laquelle ils seront susceptibles de voyager. Ils ont une fâcheuse tendance à déverser leur charge mentale sur vous et à engloutir littéralement votre temps.

L’art de déléguer

Confier une partie de son travail à quelqu’un, cela fait rêver et peur à la fois. Déléguer exige de faire confiance, de ne pas être constamment dans le contrôle, d’accepter la méthodologie de l’autre et que le résultat obtenu soit différent et parfois même pas complétement à la hauteur de vos attentes. Avant de vous atteler à une tâche, demandez-vous quelle est votre valeur ajoutée et si déléguer sera synonyme de manque à gagner ou de perte de savoir-faire.

Apprenez à dire non

Comme l’affirme Fabien Olicard, dire « oui » constamment ne vous donne pas un crédit de bonté pour le futur. Les personnes empathiques ont particulièrement l’habitude de se laisser embarquer dans des tâches par pure convention. Elles oscillent entre faiblesse et lâcheté et mettent souvent en place des stratégies d’évitement en espérant que leur interlocuteur laisse tomber. Mieux vaut utiliser la technique du sparadrap : dire non une bonne fois pour toute en toute franchise au moment où votre interlocuteur pose la question et où toutes les réponses semblent encore acceptables. Pensez que votre interlocuteur envisage une réponse négative peut vous y aider. Et quand vous le faites, ne vous perdez pas dans des justifications inutiles, c’est votre droit le plus strict. Vous n’avez pas à gérer la déception de l’autre, ni ses émotions négatives.

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5 astuces pour jouer contre la montre

Pour ne plus perdre son temps, on fait la chasse à toutes les sources d’interruption possibles, on s’équipe et on éloigne les perturbateurs !

1 — Smartphone : domptez la bête —

Fabien Olicard préconise d’éteindre votre téléphone dès que vous entamez une tâche qu’elle soit professionnelle ou personnelle. Quand celle-ci exige de passer des coups de fil, prenez l’habitude de le mettre en mode silencieux, sur vibreur et face contre table. Parallèlement, n’hésitez pas à débrancher votre téléphone fixe pour avoir la paix. Et sur votre répondeur, annoncez la couleur ! Dites que vous êtes indisponible pendant une période non définie et qu’il est préférable de vous envoyer un mail ou un sms. Si votre interlocuteur veut laisser un message, précisez qu’il doit spécifier le motif de son appel. Quant aux notifications liées aux applications ou aux réseaux sociaux sur votre smartphone, choisissez le mode discret avec le nombre de notifications en attente. Cela vous évitera des non-temps à tout moment.

2 — Revisitez votre géographie —

Habiter près de son lieu de travail est un gain de temps et d’énergie incommensurable. Si vous vivez loin de votre bureau, privilégiez au maximum le télétravail. Négociez avec votre employeur vos jours d’home office en pointant du doigt tous les bénéfices pour l’entreprise.

3 — Do not disturb —

Pour gérer vos collègues de bureau ou votre famille quand vous faites du télétravail, il est primordial d’instaurer des règles. Quand vous portez un casque par exemple, vous n’êtes pas joignable et il est interdit de vous déranger. Prévenez préalablement les gens qui vous entourent que de telle heure à telle heure, vous ne devez être interrompu sous aucun prétexte et qu’en cas d’urgence, le mieux sera de communiquer par sms sur votre smartphone. Utilisez votre partage d’agenda pour les guider et armez-vous de patience pendant la période d’adaptation.

4 — Coupez les ponts inutiles —

Pour Fabien Olicard, il existe trois types de relations totalement chronophages et infructueuses dont il faut se départir. Primo, les relations faibles avec des personnes avec qui vous n’avez que peu d’échanges, mais que vous supportez par convention. Secundo, les relations persistantes qui concernent des personnes avec qui vous avez été proches à un moment de votre vie mais « dont la philosophie de vie est incompatible avec la vôtre ». Elles s’accompagnent généralement d’un sentiment d’obligation ou de nostalgie. Tertio, les relations vampirisantes avec des individus qui ne vous fréquentent que par intérêt. Fabien Olicard recommande de couper tout lien avec l’intégralité de ces personnes. Si la méthode vous semble trop brutale, partez du principe que vous vous sentirez immédiatement allégée d’un poids. Rappelez-vous que vous êtes la seule personne responsable des types de relations que vous entretenez.

5 — Téléphonez 2 en 1 —

Investissez dans des écouteurs ou un casque muni d’un micro et d’un kit mains libres. Vous profiterez ainsi de vos appels pour faire autre chose : de la marche active, des tâches ménagères, du rangement, du bricolage type peinture, des courses ou du tri dans vos papiers. Rappelez-vous que pour se concentrer, votre cerveau a besoin d’activité manuelle ou physique et qu’en réalisant deux tâches en même temps, vous gagnez à la fois en concentration et en productivité

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Retrouvez notre article pour apprendre à mieux gérer votre temps.

TOO #44