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Comment gérer son temps ?

PARTIE 1

Arrêtons de subir le temps, apprenons plutôt à jouer avec lui ! Zoom sur la méthode Olicard pour alléger sa charge mentale, gommer son stress et accomplir ses vraies priorités.

Bien gérer son temps, c’est gagner en productivité, mais aussi en bien-être. Une bonne organisation vous dégagera du temps libre pour réaliser vos rêves ou pratiquer des activités enrichissantes et devenir une meilleure version de vous-même ! Planifier et hiérarchiser ses activités, c’est avoir plus de temps pour nourrir ses ambitions, prendre soin de soi physiquement et mentalement, diminuer son stress et se sentir plus accompli. Selon Fabien Olicard, auteur de Votre temps est infini aux éditions First (17,95 euros), la meilleure stratégie pour gérer ses tâches serait d’intégrer en amont ce qui est prioritaire dans votre vie et de définir ses mantras du bonheur (ses filtres personnels). Vous éviterez ainsi les longs questionnements chronophages, vous entreverrez les situations sous un nouveau jour et vos décisions seront plus profitables jour après jour. La méthode Olicard nous promet d’arrêter de subir le temps et d’apprendre à jouer avec lui.

Zoom sur des techniques et des astuces aussi simples qu’efficaces qui pourraient bien révolutionner votre vie et alléger votre charge mentale au quotidien. Mais attention, apprendre à gérer son temps nécessite paradoxalement d’y consacrer du temps, d’accepter les introspections franches et d’abandonner son costume de procrastinateur-né. À vos agendas, chrono, matrices et autres tableaux, la rentrée s’annonce pleine de bonnes résolutions !

too 44 société Prendre son temps
Illustration DR : ©Anne SUZE, alias Nouchka

35 000 décisions par jour

La gestion du temps est intimement liée au processus de prise de décision. Un être humain prendrait ainsi plus de 35 000 décisions par jour de façon généralement inconsciente, dont 221 rien que pour l’alimentation. Pour ne pas s’encombrer de questions envahissantes, notre psyché ferait le tri sans qu’on n’en ait réellement conscience. Elle s’appuierait pour cela sur nos habitudes, nos croyances, nos peurs, nos objectifs, nos envies, nos humeurs et même nos désirs. Pour que ses clients réalisent l’importance du temps, Fabien Olicard leur propose de comparer les minutes à des euros. « Imaginez que vous ayez gagné à un jeu de hasard 1 440 euros par jour que vous deviez dépenser quotidiennement. Chaque jour, l’argent doit être intégralement dépensé sans pouvoir mettre un sou de côté. D’autre part, les versements peuvent s’arrêter du jour au lendemain sans aucun préavis. Notez ce que vous feriez les premiers jours pour profiter de cette aubaine, puis ce que vous feriez au bout de quelques mois ou de quelques années. » Ce scénario pourrait bien vous servir de ligne directrice pour vos planifications sur le long terme. La plupart des individus cherchent au départ la sécurité et le confort, puis le plaisir à travers des activités ludiques, des moments partagés et du caritatif. La preuve que le temps comme l’argent est une unité qui se dépense, mais qui ne peut pas être épargnée. Il est donc de notre devoir de le considérer comme une richesse et d’apprendre à le gérer avec habileté en le malaxant, le dupliquant et le réorganisant constamment.

Mettez votre temps en camemberts

Tout travail de coaching en gestion du temps exige une introspection sincère sur la manière dont nous utilisons notre temps au quotidien.

Selon l’auteur, il existe une nomenclature du temps avec différentes catégories qui permet de voir avec exactitude comment vous dépensez vos 1 440 minutes quotidiennes. Pour avoir un panorama exhaustif de votre gestion du temps, passez au tamis vos activités sur une semaine entière et définissez une journée type où vous travaillez. Faites des camemberts et interrogez-vous ce que vous aimeriez modifier pour atteindre vos objectifs professionnels et personnels. Suivant le plaisir éprouvé par l’individu, la même activité ne se placera pas au même endroit. Le temps professionnel réunit tous les moments consacrés à gagner de l’argent sur le court, le moyen ou le long terme. Le but de chacune de ces minutes est d’obtenir une rémunération financière. Ce temps couvre vos différentes activités professionnelles, mais aussi les moments consacrés aux investissements. Vous pouvez même y associer votre réseautage professionnel s’il est productif et toutes les actions que vous menez pour vous faire connaître. Le temps personnel englobe les instants agréables vécus sans contraintes. S’ils ont une utilité ou une productivité relative, vous les considérez avant tout comme des moments de plaisir. Les temps pour soi sont ceux qui nourrissent votre corps et votre âme : un cours de yoga, une séance de sport ou de méditation, la lecture d’un livre de développement personnel, une séance de psy ou de coaching. Toujours sacrifié, ce temps vous fait pourtant progresser physiquement, mentalement ou spirituellement et vous permet d’accéder à un mieux-être salvateur. Les temps obligatoires incluent les tâches ménagères et administratives et les transports. Autant d’activités souvent vécues comme contraignantes et sources de mécontentement. Fabien Olicard intègre le sommeil, l’hygiène et les repas dans cette catégorie, mais encore une vos zones de plaisir. Les non-temps ou les temps perdus sont ceux dépensés bêtement au hasard de la journée : flâner sur les réseaux sociaux, surfer sur vos sites Internet préférés ou encore une discussion inintéressante à la machine à café. Ces moments traînent inexplicablement en longueur sans que vous l’ayez vraiment décidé et n’ont aucune productivité. On pourrait les comparer aux calories vides en termes d’alimentation.

too 44 société Prendre son temps
Illustration DR : ©Anne SUZE, alias Nouchka

Timing serré et tâches fastidieuses en premier

Les habitudes étant très difficiles à changer, il faut se mettre en quête d’une organisation saine et non contraignante qui respecte vos objectifs. C’est en vivant la vie en pleine conscience tout en se focalisant sur ses buts que l’on parvient à s’accomplir et à booster sa performance, mais il faut prendre en compte que n’importe quel humain a une tendance innée à la procrastination. Selon la loi de Parkinson (extraite d’un essai éponyme de 1957), le travail tend à se dilater jusqu’à prendre tout le temps disponible. Plus vous vous accordez des délais courts, plus vous serez productif car votre cerveau mettra en place des stratégies d’adaptation pour respecter les échéances fixées. En se mettant un peu la pression en termes de timing, on arriverait à éliminer le superflu, les non-temps et à se focaliser sur l’essentiel. Fabien Olicard nous conseille de faire des rétroplannings et d’appliquer des deadlines serrées à notre quotidien. En cas de retard, il sera toujours temps d’allonger les délais ou de déléguer certaines tâches. La loi de Laborit met, elle, en lumière notre tendance innée à repousser ce qui est contraignant. Le but de nos cellules serait d’obtenir de la dopamine, l’hormone du plaisir immédiat sécrétée lorsqu’on a assouvi des besoins primaires ou réalisé des choses satisfaisantes. Il faut toujours s’attaquer aux tâches importantes pour finir par celles qui sont le plus insignifiantes car le temps peut devenir extensible. Allez à l’essentiel et commencez toujours par les tâches les plus fastidieuses. En procrastinant, vous générez une angoisse inutile et vous développez un sentiment de culpabilité alors qu’il suffirait de passer à l’action pour vous sentir soulagé et même fier de vous. En vous attaquant as soon as possible à ce que vous redoutez le plus, vous diminuez la charge mentale et vous gagnez du temps libre.

Définissez vos filtres et hiérarchisez

La méthode des filtres a été inspirée par le test de Socrate, l’inventeur de la philosophie morale et politique. Socrate n’acceptait d’écouter les histoires des autres qu’à trois conditions : que son interlocuteur ait la certitude de sa véracité, que des dires soient emprunts de bonté, et qu’ils lui soient d’une quelconque utilité dans le futur. Avoir des filtres au préalable permet d’être plus en phase avec ses valeurs et de faire des choix en toute conscience plus rapidement. Dans le domaine du travail, cela peut être la rentabilité, la faisabilité, la temporalité, le développement de carrière ou l’intérêt intellectuel. Plus un projet coche de cases, plus il a de chances d’aboutir. Prenez l’habitude de passer vos décisions au tamis de vos filtres. Plus vous les pratiquerez, plus vos réponses viendront spontanément. Dans la sphère personnelle, vos filtres peuvent s’adapter à toutes les situations. Imaginons que vous cherchiez un logement, cela pourrait être le lieu, la superficie de l’habitation, son orientation, sa décoration, la proximité de votre famille, de vos amis ou d’une bonne école. Enfin, pour hiérarchiser vos missions, il vous suffit d’utiliser la matrice de Dwight David Eisenhower, le 34e président des États-Unis. Réputé pour son hyperactivité professionnelle, il avait pour habitude de répartir ses tâches sur un tableau composé de quatre cases : « urgent et important », « important mais pas urgent », « pas important mais urgent », « pas important et pas urgent ».

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Illustration DR : ©Anne SUZE, alias Nouchka

Classez vos tâches dans une matrice

Les tâches urgentes et importantes doivent être réalisées immédiatement sans se poser la moindre question car elles ne peuvent pas être déléguées ni ajournées. Les tâches importantes et pas urgentes vous sont également attribuées et devront être planifiées sur le moyen terme. Si ces dernières peuvent être diverses, elles ont en commun d’être valorisantes intellectuellement. Vous en tirerez sans doute bonheur et satisfaction. En les planifiant et en arrêtant de les repousser, vous vous sentirez mieux. Les tâches pas importantes mais urgentes peuvent attendre un tout petit peu ou être confiées à une autre personne. Si vous êtes débordée, vous devez déléguer l’intégralité de ces tâches. Cela peut être l’organisation d’un déplacement, des appels pour répondre à des invitations, la résolution de problèmes d’autrui ou le traitement de certains mails peu importants. Ces activités sont souvent les plus chronophages et vous empêchent de vous attaquer aux choses importantes mais non urgentes. La matrice d’Eisenhower peut s’utiliser sur une semaine, une journée ou simplement à des moments clés où vous vous sentez submergée par le quotidien. Une fois toutes vos taches étalées sur la page blanche, il faut les classer dans chaque case. Chacun ses critères, mais en s’attaquant à celles qui mobilisent le plus de charge mentale, vous vous éviterez du stress. À chaque fois, posez-vous la question : si vous ne pouviez réaliser qu’une seule tâche aujourd’hui, par laquelle commenceriez-vous ? Vous pouvez aussi les annoter en mettant des 1 sur les tâches les plus rentables, des 2 sur les plus productives mais moins urgentes et des 3 sur celles qui peuvent attendre, mais que vous aimeriez faire prochainement.

Faites des pauses, séquencez et célébrez

Impossible d’augmenter sa productivité sans s’octroyer des pauses régulières tout en respectant son rythme. Plus on retarde ces breaks, moins on est efficace. Certains sont plus concentrés le matin, d’autres en fin de journée. En moyenne, il faut compter une pause de 15 minutes pour les tâches physiques, 5 minutes toutes les 2 heures pour les tâches créatives, 5 minutes toutes les 20 minutes pour les tâches d’apprentissage cérébral et 10 minutes toutes les deux heures pour les tâches standards. Le sommeil joue également un rôle majeur dans notre capacité de concentration. Pour éviter le syndrome du médecin qui cumule du retard de façon incontrôlé tout au long de la journée, habituez-vous à mettre un réveil qui vous avertira de la fin d’une tâche. Ne considérez pas un travail non terminé comme un échec, mais comme une double réussite : vous avez avancé et vous lui avez accordé le temps imparti. Et pour combler les non-temps ou les moments perdus de votre journée, essayez de faire des exercices de visualisation ou de trouver des solutions à des problématiques que vous rencontrez. Enfin, apprenez à célébrer les petites victoires et à vous féliciter d’avoir respecter les engagements que vous avez pris à votre égard. Pour écrire ses best-sellers, Fabien Olicard utilise la méthode NaNoWriMo pour être productif. Le concept consiste à écrire 1 660 mots par jour pendant 30 jours sans juger son récit, puis de consacrer les 30 jours suivants à la réécriture. Puis de poursuivre l’exercice en se relisant pendant 15 jours. À l’issue des 2 mois et demi, vous célébrerez votre victoire en vous offrant un cadeau. Dans le travail, mieux vaut se récompenser des tâches lourdes que des grandes réussites. La méthode NaNoWriMo peut se décliner pour toutes les grosses tâches. En découpant le plus gros du travail en 30 jours et en s’attaquant aux détails dans une seconde phase, vous sauvegarderez votre motivation et vous arriverez à atteindre vos objectifs.

« SI VOUS NE POUVIEZ RÉALISER QU’UNE TÂCHE AUJOURD’HUI, LAQUELLE SERAIT-ELLE ? »

Définir ses buts ultimes

Pour trouver ses mantras, il faut commencer par faire la liste de ses objectifs, d’y ajouter des buts et enfin des buts ultimes qui sont souvent des rêves que vous aimeriez réaliser. Procédez à ce listing sur plusieurs jours afin de ne rien oublier. Une fois vos buts et objectifs étalés sur la page blanche, passez-les au tamis pour obtenir trois notions qui les résument. Peut-être qu’à force de les compiler, il ne vous restera plus qu’un seul mot. Pour Fabien Olicard, les mantras sont les « buts purs » de votre vie, une boussole à laquelle vous devez vous fier à chaque fois que vous devez prendre une décision. Fini de peser le pour et le contre d’une situation pendant des jours, il vous suffit de vous demander si elle va dans le sens de vos buts ultimes. Pour conserver sa motivation sur le long terme et installer de nouvelles habitudes productives, Fabien Olicard a fait sien le leitmotiv « un vaut mieux que zéro ». Un credo qui fonctionne pour toutes les petites choses de la vie : les recettes, les abdos, les économies, les verbes irréguliers en anglais… Cette maxime permet de réaliser une multitude de tâches auxquelles on ne s’attaquerait jamais. Sur le moment, elle pourra vous sembler infructueuse, mais au long cours elle s’avérera payante. En ne préjugeant pas des résultats et en considérant que ce sera toujours mieux que rien, vous arriverez à progresser et même à vous surprendre. Pour avancer, il faut parfois faire fi du jugement de son entourage qui véhicule toutes sortes de croyances à votre égard. Et gardez toujours à l’esprit qu’en sortant de votre zone de confort et en multipliant les expériences, vous développez votre adaptabilité et vos savoir-faire.

Agenda papier, numérique ou bujo ?

L’outil de planification que vous choisissez doit à la fois vous convenir, vous faire plaisir et être efficace. L’agenda revêt l’avantage de pouvoir être annoté de différentes façons et d’être griffonné. En revanche, il faudra toujours lui garder une place dans vos bagages, l’avoir avec vous en toutes circonstances et surtout ne pas le perdre. Plus facile, l’agenda électronique a l’avantage de se trouver dans votre smartphone. On peut y noter tous ses rendez-vous, ses adresses et numéros de téléphone de façon systématique. Il présente l’avantage de pouvoir toujours être mis à jour. Vous pouvez même en créer plusieurs par thématiques et les partager avec d’autres membres de votre équipe ou de votre famille. Enfin vous pouvez craquer pour un bujo (le mot valise de bullet journal) pour créer un outil qui vous ressemble avec des listes adaptées à votre rythme de vie. Cet hybride entre journal intime, carnet de notes et agenda est assez chronophage, car il exige de vrais questionnements sur vos besoins et si possible des talents artistiques ou du moins esthétiques pour une tenue irréprochable. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez en acheter un dans le commerce plus ou moins pré-rempli ou vous faire accompagner en ligne par des experts de cet art très en vogue. Enfin, vous pouvez aussi varier les plaisirs en utilisant l’agenda électronique de votre smartphone pour prendre les rendez-vous en temps réel et un très joli agenda papier pour consigner notes et to-do list.

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TOO #44

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